Op het Ordebureau ontvangen wij geregeld vragen van advocaten over dilemma’s waarin zij zich in hun praktijk voor gesteld zien. Hoe dient een gedragsregel in een specifiek geval uitgelegd te worden? Hoe kan er in dat geval het beste gehandeld worden?
Zo ontvangen wij veel vragen over declareren en toevoegingen. Hoe zit dat ook al weer?
Hieronder volgt een korte uiteenzetting over gedragsregel 17 en 18.
Toevoeging aanvragen Gedragsregel 18 verplicht u vóór aanvaarding van de opdracht te onderzoeken en met de cliënt te overleggen of deze in aanmerking komt voor gefinancierde rechtsbijstand, tenzij u goede gronden heeft om aan te nemen dat de cliënt niet in aanmerking kan komen voor gefinancierde rechtsbijstand. Onder goede gronden wordt verstaan de situatie dat zonder enige twijfel vaststaat (en dus door u gecheckt is) dat het inkomen en/of vermogen van de cliënt de bij wet vastgestelde grenzen overschrijdt. Het niet in aanmerking komen voor gefinancierde rechtsbijstand is uitdrukkelijk niet gelijk te stellen aan de verwachting dat de toevoeging wordt ingetrokken vanwege een behaald eindresultaat. Dat is immers een toetsing achteraf, die aan de Raad voor Rechtsbijstand is voorbehouden.
Wanneer de cliënt (mogelijk) wel in aanmerking komt voor gefinancierde rechtsbijstand, maar u niet werkt op basis van gefinancierde rechtsbijstand of de cliënt afziet van gefinancierde rechtsbijstand, bijvoorbeeld omdat de verwachting is dat er een eindresultaat is, brengt de zorgplicht (gedragsregel 18 lid 3) met zich mee dat u uw cliënt er uitdrukkelijk en duidelijk op wijst dat hij afstand doet van het recht op gefinancierde rechtsbijstand. Bovendien zult u zich er deugdelijk van moeten vergewissen dat uw cliënt weet en begrijpt welk recht hij daarmee prijs geeft. U zult dus moeten nagaan of de cliënt ook daadwerkelijk afstand wenst te doen van zijn recht op gefinancierde rechtsbijstand en dat hij de consequenties daarvan overziet en kan dragen. U dient het afstand doen van een toevoeging schriftelijk (in de opdrachtbevestiging) vast te leggen.
Toevoeging intrekken Op grond van gedragsregel 18 lid 2 is het niet toegestaan voor de behandeling van een zaak waarin u bent toegevoegd een vergoeding te bedingen of in ontvangst te nemen. Het is dus ook niet toegestaan een afspraak met de cliënt te maken dat een toevoeging wordt aangevraagd en daarbij als voorwaarde te stellen dat de toevoeging onder bepaalde omstandigheden (tussentijds) wordt ingetrokken, waardoor de cliënt alsnog een betalende cliënt zou zijn. Met een dergelijke afspraak laat de advocaat ook nog eens het eigen financiële belang om te kunnen declareren op basis van het uurtarief prevaleren boven het belang van de cliënt om te kunnen procederen op basis van toevoeging.
Deze gedragsregel brengt ook met zich mee dat zolang een toevoeging niet onherroepelijk is ingetrokken door de Raad voor Rechtsbijstand wegens behaald eindresultaat de advocaat nog geen declaratie voor verrichte werkzaamheden aan de cliënt mag versturen zolang er voor de cliënt nog een rechtsmiddel openstaat tegen de beslissing tot intrekking van de Raad voor Rechtsbijstand.
Honorarium Gedragsregel 17 schrijft voor dat een advocaat een redelijk honorarium in rekening brengt en tevens vooraf transparant is over zijn honorarium, de doorbelasting van kosten en de wijze van declareren. Het wijzen op de financiële consequenties van een opdracht vormt een integraal onderdeel van de kernwaarde integriteit.
In lid 3 is ook een informatieplicht opgenomen, die meebrengt dat u bij het aanvaarden van de opdracht veelal een inschatting zult moeten geven van de te verwachten tijdsbesteding en het totaal aan honorarium en kosten. Die plicht om te informeren geldt overigens ook voor toevoegingszaken waarin u een dusdanig eindresultaat verwacht dat toevoeging achteraf zal worden ingetrokken. In dat geval dient u bijvoorbeeld middels pro forma declaraties of urenspecificaties de client tussentijds te informeren over de tijdsbesteding.
Wanneer is overeengekomen dat de declaratie betaald zal worden door een derde, bijvoorbeeld de werkgever of rechtsbijstandsverzekeraar, dient de declaratie nog wel op naam van de cliënt gesteld te worden en dan gestuurd te worden ter attentie van de derde.
Bezwaar tegen declaratie Wanneer een cliënt het niet eens is met uw declaratie dient u hem te wijzen op de toepasselijke kantoorklachtenregeling en de bij opdracht overeengekomen mogelijkheid om het geschil op te lossen. Vanwege het vervallen van de begrotingsprocedure zal dat veelal de Geschillencommissie voor de Advocatuur of de civiele rechter zijn, maar dat kan ook een bindend adviseur of arbiter zijn.
Het feit dat een cliënt het niet eens is met de hoogte van de declaraties levert in principe geen tuchtrechtelijk verwijtbaar handelen op, tenzij er sprake is van excessief declareren. De tuchtrechter beoordeelt dit aan de hand van alle omstandigheden van het geval. Daarbij speelt onder andere een rol de verhouding tussen het aantal gedeclareerde uren en de verrichte werkzaamheden, de mate van gespecificeerde urenregistratie, de specialisatie en ervarenheid van de advocaat en de mate waarin voldaan is aan de informatieplicht van financiële consequenties van te verrichten werkzaamheden.
Indien u overgaat tot een incassoprocedure wegens openstaande declaraties is het goed om u te realiseren dat u geen conservatoire maatregelen mag treffen en geen faillissement van de cliënt mag aanvragen, anders dan na overleg met de deken. Het overleg is bedoeld om de advocaat te wijzen op zijn kennisvoorsprong (ten opzichte van andere crediteuren) en om aan te geven dat het een ingrijpende maatregel is waar de advocaat behoedzaam mee moet omgaan. Het blijft evenwel de eigen verantwoordelijkheid van de advocaat.
Mocht u in een voorkomend geval twijfelen wat te doen, neemt u dan gerust contact op voor advies. Het Ordebureau is dagelijks bereikbaar van 9.30 tot 12.30 uur en van 13.30 tot 16.30 uur op 030-2343819. Ook kunt u via het besloten gedeelte van onze website www.advocatenorde.nl met uw advocatenpas een webformulier voor advies indienen. Wij helpen u graag!
