Aanwezig
Rechtbank:
Utrecht: Esther Vonk, Jaap Madern
Lelystad: Margaretha Pot
Balie:
Utrecht: Diny Louwen, Marit Vaandrager, Natasja Barské – Gelling,
Lelystad: Manon van Meurs, Ariëtte Bakker
Agendapunt 1: opening en vaststellen agenda
Esther Vonk opent de vergadering. Er zijn geen wijzigingen van de agenda.
Agendapunt 2 : verslag balieoverleg 28 oktober 2015 en actielijst
Het verslag van het vorig overleg wordt met twee aanpassingen vastgesteld, te weten: bij punt 18, 2e alinea, 2e regel voor het woord “lijst” toevoegen “officiële” en bij punt 19, 2e alinea, 1e regel het woord “vFAS” wijzigen in “Balie”.
Vervolgens wordt de actielijst n.a.v. van de vorige vergadering besproken.
- De notulen moeten verspreid kunnen worden.
- Onderzocht zou worden of de notulen op rechtspraak.nl kunnen worden gepubliceerd. Dat is geen passende locatie. Het baliebulletin blijkt toch de meest praktische oplossing voor verspreiding van de notulen. Temeer nu het baliebulletin 4 – 5 maal per jaar verschijnt, zodat de notulen binnen afzienbare tijd, nadat zij zijn vast¬gesteld (vóór de volgende vergadering), kunnen worden verspreid.
- Het blijkt te kloppen dat er interne notities via het roljournaal werden verspreid; in het vervolg zal gewerkt worden met codes.
- Door de balie was gevraagd naar de tekst van de kindbrieven en of de vanuit beide locaties verzonden brieven tekstueel gelijk waren. De kindbrieven zijn nog een punt van aandacht. Het is de bedoeling dat vanuit de beide locaties gelijke brieven worden verzonden, maar niet zeker of dat bij de diverse procedures nu reeds het geval is. Als er wat veranderd wordt, gaat dat in samenspraak tussen de beide locaties.
- Door de rechtbank zou worden nagegaan of er in het geval van een mogelijke POTS zaak een brief moet worden gestuurd of dat er gebeld wordt met de advocaten. Op beide locaties wordt voorafgaand gebeld met de advocaten. Dit punt stond, gelet op punt 7 van de notulen, eigenlijk ten onrechte op de actielijst.
- Door de balie zou worden nagegaan welke instantie op het gebied van ouder-schaps¬bemiddeling had aangegeven een dictum met daarin verwijzing naar ouderschapsbemiddeling noodzakelijk te achten. Dit actiepunt is niet langer relevant vanwege gewijzigd beleid.
- Door de rechtbank zou worden uitgezocht in welke zaken er nog wel om verhinderdata is gevraagd en waarom dat in die zaken is gedaan. Inmiddels wordt door de rechtbank niet meer om verhinderdata gevraagd.
- De rechtbank zou bekijken hoe de communicatie tussen de raad voor de kinder¬bescherming enerzijds en de rechtbank en advocatuur anderzijds kan worden verbeterd (er raken nog al eens stukken kwijt) en, meer specifiek, nagaan naar welke adressen de stukken het best verstuurd kunnen worden. Besproken is dat Margaretha Pot in het aanstaand overleg tussen de rechtbank en de raad dit onderwerp ter sprake brengt en vraagt wat er volgens de raad aan kan worden gedaan om de communicatie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.
- De rechtbank zou nagaan wat het algemeen beleid ten aanzien van vermelding op de rol is als een advocaat in een verzoekschrift de naam van de advocaat van de wederpartij noemt. Een advocaat wordt alleen in het roljournaal vermeld als hij zich gesteld heeft. Indien dat in het verleden anders ging, dan betrof dat een abuis.
Ingebracht door rechtbank
Agendapunt 3: evaluatie balie-overleg: “wat is de status, wat doen en bereiken we ermee en kan dat anders / beter ?
Besproken wordt dat de bedoeling van dit rechtbank-balie-overleg is om “ruis” in diverse vormen van communicatie tussen rechtbank en balie te voorkomen. En verder dat het overleg een forum om informatie over een bepaald onderwerp aan elkaar door te geven.
Het voorgaande is met name nuttig gebleken in verband met de samensmelting van de twee locaties. In de toekomst zou het overleg wellicht ook nuttig kunnen zijn in verband met problematiek bij het digitaal procederen.
In de historie van het overleg blijkt wel dat sommige onderwerpen steeds weer terug komen. Het kan zijn dat dat is, omdat het er nog steeds geen goede oplossing voor is.
Met het oog op voorgaande bedoeling is het van belang dat de notulen zo spoedig mogelijk worden gecommuniceerd. Dat zal dus via het baliebulletin gebeuren.
Indien bij het verspreiden van de concept notulen wordt vermeld wanneer de deadline voor het indienen van de copy voor het eerstvolgende baliebulletin is, dan kan daarmee rekening worden gehouden.
Verder wordt afgesproken dat ten aanzien van punten op de actielijst tijdig vóór de volgende vergadering zal worden gecommuniceerd over het resultaat van een bepaalde actie.
Tenslotte zal bij publicatie van de notulen in het baliebulletin worden vermeld bij wie de advocaten voor suggesties voor het overleg terecht kunnen.
Agendapunt 4: stand van zaken administratie (m.n. Utrecht)
+
Agendapunt 7: functioneren van de griffie, zowel in Utrecht als in Lelystad
Deze agendapunten worden samen behandeld.
Jaap Madern vertelt dat het op de griffie in Utrecht beter gaat dan ten tijde van het vorige overleg. Er zijn veel nieuwe, jonge medewerkers. Men steekt in op interne automatisering. Er zijn wekelijks besprekingen waarin wordt bepaald wat prioriteit heeft. Hier en daar zijn nog wat achterstanden, maar er wordt momenteel wel degelijk een inhaalslag gemaakt.
Inmiddels is voor Utrecht een goede coördinator aangenomen; in Lelystad zat al een goede coördinator. Het kost heel veel tijd om personeel op de griffie in te werken. Dat heeft voor een belangrijk deel te maken met de ingewikkeldheid van het computersysteem dat gebruikt wordt.
Namens de balie worden er diverse punten genoemd naar aanleiding waarvan het functioneren van de griffie op de agenda is geplaatst.
Ook wordt gesproken over de vertraging, die ontstaat indien je verhinderd bent voor een zitting, die zonder het vooraf opvragen van verhinderdata is gepland. Het klopt dat er dan soms pas na het bekend worden van nieuwe zittingsroosters een nieuwe zitting werd gepland. Dat had echter te maken met diverse personele mutaties. Het is zeker niet de bedoeling dat dat steeds zo zal blijven gaan.
Zowel in Lelystad als in Utrecht is sprake geweest van problemen op het gebied van de personele bezetting; in Lelystad nog meer dan in Utrecht.
Om die reden moest soms een zitting (op het laatste moment) worden afgelast. De rechtbank vindt dat héél vervelend en hoopt dat dat in de toekomst niet meer nodig hoeft te zijn.
Agendapunt 5: faxen en verhinderdata
Er worden vaak stukken op de fax gezet, terwijl er geen enkele spoed achter zit Dat kost de griffie veel tijd. De rechtbank heeft het dringende verzoek alleen te faxen als dat echt noodzakelijk is.
Indien verhinderdata moeten worden opgegeven dan eventueel ook halve dagen noemen (dus dan alleen een middag of een ochtend als verhinderd opgeven)
Agendapunt 6: evaluatie professionele ontmoeting 4 februari 2016
De aanwezigen zijn in het algemeen enthousiast over dit evenement.
Over de tweede helft van de ontmoeting (de discussiegroepen) zijn wat opmerkingen.
Niet in iedere groep was sprake van dezelfde “bevlogenheid”.
Het was jammer dat het thema van de eerste helft van de middag niet terug kwam in de discussiegroepen. In feite ging het in de discussiegroepen over min of meer dezelfde onderwerpen als die in het rechtbank-balie-overleg aan de orde komen.
Ariëtte merkt op dat dit juist op verzoek van de rechters-organisatoren zo is gedaan. Zij waren van mening dat bij de professionele ontmoeting dergelijke onderwerpen juist aan de orde moeten komen om op die manier zoveel mogelijk advocaten in de gelegen¬heid te stellen over dergelijke onderwerpen hun zegje te doen en daarover met rechters van gedachten te wisselen.
Ingebracht door balie
Agendapunt 8: perikelen rond combi-zittingen
Bedoeld worden zittingen waar bijvoorbeeld de alimentatie en de verdeling aan de orde komen. Indien er meerdere onderwerpen tijdens een dergelijke zitting aan de orde komen, dan mag per onderwerp een pleitnota worden overgelegd.
Verder is aan de orde geweest dat voor dergelijke zittingen soms onvoldoende tijd wordt uitgetrokken. Of dat een dag van te voren door de griffie of ook wel tijdens de zitting wordt aangegeven dat de verschillende kwesties toch gesplitst zullen worden behandeld.
In Utrecht is minder zittingstijd beschikbaar dan in Lelystad. In Lelystad wordt dan vaak ook meer tijd voor een dergelijke zittingen uitgetrokken.
In Utrecht krijgen de rechters vaak laat de dossiers waardoor er ook pas op een laat tijdstip een beslissing over eventueel splitsen wordt genomen.
Indien duidelijk is dat een bepaald onderwerp niet veel tijd zal kosten, dan graag op voorhand een briefje aan de griffie !
Agendapunt 9: beleid m.b.t. pleitaantekeningen en webformulier “verdelen en verrekenen”
Op rechtspraak.nl zijn de regels over de lengte van pleitnota’s niet meer te vinden.
Het beleid ten aanzien van de lengte van een pleitnota en de acceptatie van een te lange pleitnota verschilt per rechter.
Er moet één beleid komen. Hierover zal overlegd worden. De notitie over de lengte van de pleitnota dient terug te komen op rechtspraak.nl.
Er wordt nog gesuggereerd dat informatie over dit onderwerp misschien ook in de oproepbrief gezet kan worden.
In het landelijk overleg is al besproken dat het webformulier “verdelen en verrekenen” zeer gebruiksonvriendelijk is. Binnen de rechtspraak wordt gewerkt aan een ander formulier.
De termijn voor indiening van het formulier wordt op 8 weken gesteld.
Opgemerkt wordt nog dat het wel voorkomt dat keer op keer uitstel voor het overleggen van het formulier wordt verleend waardoor de procedure vertraagd wordt. Daar zal op worden gelet.
Agendapunt 10: kinderverklaringen en kindgesprekken
Van de zijde van de balie is opgemerkt dat er verwarring bestaat over hoe de verklaringen van de kinderen er uit moeten zien (bij gemeenschappelijke verzoeken worden verklaringen soms niet geaccepteerd en is niet duidelijk waar dat aan ligt; ook is de vraag of ze wel of niet getypt mogen zijn e.d.)
Verder is niet duidelijk of en wanneer kinderen nu wel of niet worden opgeroepen als ze al een verklaring aan de rechtbank hebben gestuurd.
De rechtbank zal beleid op dit punt met elkaar afstemmen en vervolgens communiceren.
Voorts wordt de vraag gesteld of in het roljournaal kan worden opgenomen óf en wanneer de kindbrief is verstuurd.
Door de aanwezige rechters wordt opgemerkt dat de kindgesprekken in de regel als zeer zinvol worden ervaren. Het levert méér op dan als er alleen een gesprek met de ouders zou plaats vinden.
In Utrecht vinden de kinderverhoren één dag voor de mondelinge behandeling plaats. In Lelystad op grond van praktische overwegingen op dezelfde dag.
Agendapunt 11: beleid m.b.t. telefonisch / per fax doorgeven van de inhoud van beschikkingen voorlopige voorzieningen en kort geding vonnissen
Op beide rechtbank-locaties is sprake van hetzelfde beleid.
Bij een kort geding mag telefonisch naar de uitspraak geïnformeerd worden. Alleen als de rechter dat heeft aangegeven, wordt de uitspraak per fax verzonden, anders niet.
De uitspraak voorlopige voorzieningen wordt niet telefonisch en ook niet per fax doorgegeven.
Agendapunt 12: ervaringen POTS
In Utrecht komt er binnenkort een evaluatie.
Namens de balie is naar voren gebracht dat er mediators zijn die bepaalde problemen tussen partijen niet willen behandelen. Dat werkt dan uiteraard niet de-escalerend.
Bovendien wordt maar één toevoeging voor mediation verstrekt. Als een in het kader van POTS aangestelde mediator niet bemiddelt met betrekking tot alle kwesties die partijen verdeeld houden dan moet er wellicht in een later stadium opnieuw een mediator worden aangesteld, maar daarvoor wordt dan geen toevoeging meer verstrekt.
Het zou goed zijn als er een mediator wordt aangesteld, die voldoende gekwalificeerd is in relatie tot dat wat partijen verdeeld lijkt te houden.
De rechtbank zal dit bij het mediationbureau navragen.
Agendapunt 13: rondvraag en sluiting vergadering
Ariëtte Bakker geeft aan dat tijdens een bijeenkomst over jeugdhulpverlening en ouderschaps¬bemiddeling in de gemeente Lelystad aan de orde is gekomen dat partijen sneller voor hulp in aanmerking komen als de gemeente van de rechter verneemt dat tijdens de zitting is afgesproken dat ouders zich tot de hulpverlening zullen wenden en bijvoorbeeld dat het nodig is dat daarmee op korte termijn wordt gestart. Dit zo zijnde is de vraag aan de orde gekomen of het mogelijk zou zijn dat op relatief korte termijn na de zitting een soort verkorte beschikking of proces-verbaal met daarin de betreffende informatie kan worden afgegeven. Ook mr Terpoorten uit Lelystad was bij dit overleg aanwezig.
Afgesproken wordt dat dit onderwerp in het rechtersoverleg aan de orde zal komen.
Jaap Madern vertelt tenslotte nog wat over Digidoc. Dit systeem automatiseert de vermenigvuldiging van beschikkingen Digidoc is op beide locaties recent voor een deel van de beslissingen in gebruik genomen.
Een van de gevolgen van de invoering van Digidoc is dat stempels en handtekeningen automatisch digitaal worden geplaatst.
De gemeenten en het LBIO zullen van deze nieuwe werkwijze op de hoogte worden gesteld.
Bij de rechtbank in Arnhem wordt al langer op deze wijze gewerkt. Mocht het zo zijn dat er hierdoor bij gemeenten of het LBIO problemen ontstaan in verband met de acceptatie van grossen dan graag melding hiervan maken !
Esther Vonk vertelt dat KEI voor de familie sector nog niet urgent is. De streefdatum voor invoering binnen onze sector is februari 2019, maar dat kan uiteraard ook later worden.
De dagvaardingen in boedelzaken vallen echter onder de sector civiel. In het arrondissement Midden – Nederland komt op die sector een pilot in verband met KEI vanaf januari 2017.
De volgende vergadering zal zijn op woensdag 26 oktober a.s. (op beide locaties met videoverbinding) en zal om 15.30 uur aanvangen en tot uiterlijk 17.00 uur duren.
Ariëtte Bakker, 10 mei 2016
Advocaten kunnen hun vragen en/of opmerkingen voor het volgende overleg mailen aan:
Diny Louwen, louwen@hanssenspronk.nl (Utrecht)
Manon van Meurs, vanmeurs@cleerdin-hamer.nl (Lelystad)
