Aanwezig
Rechtbank
Utrecht: Joost Wagenaar, Esther Vonk, Jaap Madern
Lelystad: Margaretha Pot
Balie
Utrecht: Diny Louwen, Trees Philipsen, Karlijn Bouwens
Lelystad: Manon van Meurs, Ariette Bakker
- Opening en vaststelling agenda
Nieuw aanwezige is Karlijn Bouwens van Van Benthem & Keulen Advocaten in Utrecht. - Besluiten, actielijst en verslag balieoverleg van 22 april 2015
Er zijn geen opmerkingen ten aanzien van het verslag. Er is geen besluitenlijst opgesteld.
Ten aanzien van de notulen wordt besloten dat deze voortaan zakelijker en neutraler zullen worden geformuleerd. De actielijst wordt nieuw leven ingeblazen maar zal niet worden gepubliceerd.
Punten ingebracht door de rechtbank
- Herinnering toevoeging na afloop procedure
Beleid is dat er geen herinneringen meer zullen worden verstuurd. Dit moet dus voortaan door de advocaten zelf worden gecheckt. Richtlijn is dat de toevoeging voor de afloop van de procedure moet zijn verstrekt. Advocaten kunnen dit nagaan door de rekening-courant verhouding met de rechtbank te controleren. Een melding hieromtrent in het roljournaal is niet mogelijk.
Op het moment dat een zaak verkeerd staat geboekt (dus als niet op toevoegingsbasis) na afloop van de procedure kan dat nog worden gecorrigeerd. - Communicatie Rechtbank – Orde
Het baliebulletin verschijnt relatief weinig. Zijn er andere publicatiemogelijkheden voor de notulen van het overleg?
Er is gevraagd of de Orde de notulen kan verspreiden maar dat blijkt geen optie. Er wordt nog nagegaan of de president van de rechtbank dit nog met de Deken wil bespreken om nader te bekijken wat de opties vanuit de Orde zijn.
De lokale vFAS-regio’s zullen de notulen wel verspreiden onder hun leden, maar we bereiken ook graag de advocaten buiten de vFAS. Het is mogelijk een optie om dit ook via rechtspraak.nl te verspreiden. Hier staan immers ook de procesreglementen vermeld. Deze optie wordt nader uitgezocht.
Het baliebulletin verschijnt in principe 4 a 5 keer per jaar, dus dat zou voldoende moeten zijn. - Bijwerken roljournaal
Er is vanuit vele kanten aangegeven dat er problemen zijn met de verwerking van proceshandelingen in het roljournaal. Het wordt vaak laat bijgewerkt en er wordt niet direct duidelijk of een ingediend verzoekschrift daadwerkelijk is ontvangen.
De rechtbank geeft aan dat zij zich ervan bewust zijn dat op dit vlak problemen bestaan. Deze problemen worden veroorzaakt door de overgang naar KEI. Het is een aandachtspunt voor de rechtbank om het digitale roljournaal op orde te krijgen.
Ten aanzien van alle binnen gekomen verzoekschriften geldt dat deze allemaal op de dag van binnenkomst worden gestempeld. Dit is van belang in verband met de inschrijving in het huwelijksgoederenregister. Er zou door de vertraagde verwerking in het roljournaal vervolgens nog wel een probleem kunnen ontstaan ten aanzien van de betekeningstermijn en in het geval van de vier weken termijn in voorlopige voorzieningenprocedures. De rechtbank werkt hieraan.Daarnaast staan er in het roljournaal soms interne instructies van de rechtbank vermeld. Hierdoor verdwijnt in het startscherm van de zaak de door de advocaat te verrichten rolhandeling. Er wordt nagegaan of deze interne instructies op een andere manier door de rechtbank kunnen worden verwerkt.De planning voor verzoeken op basis van art. 1: 253a BW lijkt achter te lopen. Zaken zouden binnen zes weken op zitting moeten komen, maar deze termijn lijkt niet altijd te worden gehaald. De rechtbank herkent dit niet en stelt dat de planning van deze zittingen bij zou moeten zijn. Alimentatiezaken lopen qua planning wel wat achter. Hier wordt aan gewerkt. - Kindbrief
Er is door de rechtbank een nieuwe kindbrief opgesteld. Deze brief zou nu ook zijn aangepast op de verschillende mogelijke onderwerpen in deze procedures en is nu zowel in Utrecht als in Lelystad hetzelfde. - POTS
De vraag is gesteld of de advocaat moet blijven wachten tijdens het eerste mediationgesprek. De rechtbank geeft aan dat dat niet de bedoeling is.De juridisch inhoudelijke behandeling zou voordat het mediationgesprek wordt begonnen wel moeten zijn afgerond. De ervaring leert dat niet in alle gevallen de zaak volledig inhoudelijk is behandeld voordat de zaak wordt aangehouden in afwachting van de mediation. De rechtbank geeft aan dat zoveel mogelijk inhoudelijke punten moeten worden behandeld, zodat er nog zo min mogelijk blijft liggen. Insteek is om beschikking te kunnen wijzen zonder dat er nieuwe behandeling moet worden gepland, indien de mediation misloopt.In Utrecht en in Lelystad is de werkwijze vrijwel hetzelfde. De griffie kijkt of een zaak in aanmerking kan komen voor POTS. Vervolgens wordt er gebeld met de verzoekende partij (in Utrecht door het mediationbureau en in Lelystad door de griffie bv over de vraag of er al eerder mediation is geprobeerd) en als de zaak op POTS gepland kan worden dan krijgen beide partijen/advocaten een oproeping met een begeleidend schrijven met informatie over POTS.
- Ouderschapsbemiddeling opnemen in beschikking
Er is eerder aangegeven dat instanties (o.a. SVMN of Vitree) zouden hebben aangegeven om partijen in ouderschapsbemiddeling te kunnen nemen een dictum nodig hebben om dit traject te kunnen opstarten. De rechtbank geeft aan dat het niet mogelijk is om dit in het dictum op te nemen omdat hier geen specifieke wettelijke basis voor bestaat. Het kan wel in de overwegingen worden genoemd door de rechtbank.
Er zal worden nagegaan welke instanties hebben aangegeven een dictum nodig te hebben en waarom. In principe zou een indicatiebesluit voldoende moeten zijn. Mogelijk is er sprake van een onduidelijkheid door de overgang naar de nieuwe wetgeving voor gemeenten/ jeugdzorg. - MJP (meerjarenplan rechtspraak)
Er is vanuit de overheid een meerjarenplan rechtspraak gepresenteerd. Dit plan houdt onder andere in dat er 7 kantoorlocaties van de rechtbanken zullen worden gesloten, niet als zittingslocaties maar wel als kantoorlocaties. Dit betreft onder andere de rechtbank Lelystad. Er bestaat hieromtrent op dit moment veel onrust, maar vooralsnog is onduidelijk hoe dit verder gaat. Eind november zou de justitiebegroting worden besproken in de kamer, dit punt zal dan vermoedelijk ook aan de orde komen. Er moet dus de komende maanden meer duidelijkheid komen.
Ingebracht door de Balie
- Stand van zaken verdelingszaken
Door de rechtbank zijn alle langlopende verdelingszaken waarin al lange tijd niets is gebeurd nagelopen en er is de advocaten gevraagd of er een zitting moet worden gepland, nog aktes moeten worden gewisseld of beschikking kan worden gewezen. Dit heeft ertoe geleid dat veel “oude” zaken zijn weggewerkt en de doorlooptijd is verkort.Er bestond wat onduidelijkheid over het beleid ten aanzien van de behandeling dan wel afsplitsing van de alimentatie van de verdeling. Uitgangspunt bij de locatie Utrecht is nog altijd dat alles gezamenlijk zal worden behandeld op een zitting. Er is in het verleden in de planning een achterstand ontstaan omdat per zaak werd bekeken hoeveel tijd ervoor moest worden uitgetrokken. Veel zaken werden in geschat op twee uur. Omdat een zitting in totaal drie uur duurt, konden er van dergelijke zaken niet twee op een zitting worden gepland. Nu wordt in beginsel voor alle zaken anderhalf uur gepland, waarin dus alles moet worden behandeld. Dat is niet voor alle zaken haalbaar. De rechtbank adviseert advocaten om op voorhand aan te geven indien er meer tijd nodig is voor een volledige behandeling van de zaak, dus bijvoorbeeld bij de indiening van het processtuk in de begeleidende brief.
De locatie Lelystad bekijkt nog per zaak hoeveel tijd er nodig is voor de zitting. Dat is voor de locatie Utrecht qua planning niet haalbaar.De rechtbank heeft aangegeven dat het lastig is indien advocaten nog de dag voor de zitting vragen om aanhouding/uitstel. Op dit moment kosten dergelijke late verzoeken om aanhouding relatief veel zittingstijd, zeker als de zaak later alsnog op een andere zitting moet worden gepland. Er is aangegeven dat soms de druk van een procedure en zitting noodzakelijk is om tot afspraken te kunnen komen en dat aanhouding dan in het belang van partijen kan zijn. Dat begrijpt de rechtbank maar de rechtbank wijst erop dat de kans bestaat dat de behandelend rechter de zaak toch op zitting laat komen. Partijen kunnen dan ter zitting aangeven hoe de zaak ervoor staat en eventueel kunnen de afspraken dan ook in een proces verbaal worden opgenomen.
Locatie Lelystad geeft aan dat er problemen zijn in de planning van dagvaardingsprocedures handel/verdeling in verband met ziekte. Hier wordt aan gewerkt.
- Communicatie notulen onder advocaten
Reeds behandeld, zie punt 4. - Voortgang organisatie professionele ontmoeting
De volgende professionele ontmoeting tussen de rechtelijke macht en de advocatuur staat gepland op 4 februari 2016. Er wordt nog gewerkt aan locatie/programma. Informatie volgt. - Bijwerken roljournaal
Reeds behandeld, zie punt 5. - Stand van zaken m.b.t. opvragen verhinderdata
Beleid is dat er geen verhinderdata meer worden opgevraagd door de rechtbank. De zaak wordt gepland zonder verhinderdata. Voor zover er in enige zaken nog wel om verhinderdata is gevraagd door de rechtbank is dat waarschijnlijk gebeurd om ontstane gaten in de planning op te vullen. - Stand van zaken m.b.t. kindbrief
Reeds besproken, zie punt 6. - Correspondentie met Raad voor de Kinderbescherming
Indien de Raad bij procedures betrokken is sturen de advocaten de stukken nu naar de algemene adressen van de Raad. Nu lijken niet alle stukken bekend bij de Raad op de zitting en wordt ook vaak aangegeven dat de stukken in het geheel niet zouden zijn ontvangen.
De rechtbank herkent deze situatie zelf ook. Dit punt zal worden besproken in het overleg tussen de Raad en de rechtbank. - Beleid inzake registreren van advocaten in zaken waarin zij nog niet zijn gesteld
Er zijn zaken bekend waarin door de wederpartij een advocaat wordt vermeld in het processtuk als behandelend advocaat. De rechtbank registreerde deze advocaat dan ook direct in het roljournaal zonder dat de advocaat zichzelf ook daadwerkelijk had gesteld.
De locatie Utrecht geeft aan dat het beleid is om de advocaat in dat geval een brief te sturen met de vraag of daadwerkelijk voor deze partij wordt opgetreden. De zaak wordt ook vermeld in het roljournaal van de desbetreffende advocaat. (JAAP, KLOPT DAT?)
De locatie Lelystad geeft aan dat niets wordt gedaan totdat de advocaat zich daadwerkelijk heeft gesteld.
De rechtbank zal nagaan wat het algemene beleid is op dit punt en zal zorgen dat de beide locaties hier op dezelfde manier mee om gaan. - Bijzonder curatoren
Vanuit de orde wordt aangegeven dat er overleg plaatsvindt tussen rechtbank/de Raad /vFAS over de inschrijfvoorwaarden voor een bijzonder curator op basis van art. 1: 250 BW. Hierover zou binnenkort meer duidelijkheid moeten komen.Hoe gaat de rechtbank om met verzoeken van advocaten om op de bijzonder curatorenlijst te worden geplaatst? Er is geen officiële lijst en voor zover er een groep bestond waaruit de bijzonder curatoren werden aangewezen is dat alles bevroren in afwachting van de inschrijfvoorwaarden.
- Rondvraag en sluiting
De rechtbank wil kort stilstaan bij de uitspraak van de Hoge Raad ten aanzien van de kinderalimentatie. In zaken die op zitting stonden voordat deze uitspraak was gewezen is de gelegenheid geboden om nog op deze uitspraak te reageren. In algemene zin geldt dat het hier gaat om een uitspraak van de Hoge Raad en niet om een richtlijn. Het blijft aan de advocaten om hun standpunt te bepleiten.Er is vanuit de Balie geluid gekomen dat er verschillend beleid zou worden gevoerd indien een ouderschapsplan ontbreekt. Op een zitting in Utrecht moesten partijen tot een ouderschapsplan proberen te komen op de gang of er zou worden overgegaan tot een niet-ontvankelijkheidsverklaring.
De rechtbank geeft aan dat dat wettelijk gezien mogelijk is. Beleid is dat per zaak wordt bekeken of partijen voldoende moeite hebben ondernomen om tot een ouderschapsplan te komen.Joost geeft aan dat hij voor de laatste keer aanwezig was bij het balieoverleg vanuit de rechtbank.
Jaap geeft aan dat de structuur van de rechtbank per 1 januari 2016 wordt gewijzigd. Er zijn dan nog twee afdelingen: “civiel recht en bestuursrecht” en “straf-, familie- en jeugdrecht”. Er verandert vooralsnog weinig voor de buitenwacht.
Datum balieoverleg 2016:
Woensdag 20 april 2016 en 26 oktober 2016. Lelystad participeert opnieuw via een videoverbinding.