Aanwezig
RECHTBANK
Utrecht: Joost Wagenaar, Jaap Madern en Esther Vonk
Lelystad: Margaretha Pot
BALIE
Utrecht: Marit Vaandrager, Diny Louwen en Natasja Barske-Gelling
Lelystad, Almere en Emmeloord: Nardie van Ham, Ariëtte Bakker en Manon van Meurs
1. Opening en vaststelling agenda
Nieuwe aanwezige is Manon van Meurs van Cleerdin & Hamer advocaten te Almere. Zij komt nu in de plaats van Ada Montessori.
2. Besluiten, actielijst en verslag balieoverleg 29 oktober 2014
Er zijn geen opmerkingen met betrekking tot het verslag.
Punten ingebracht door de Rechtbank
3. Utrecht gaat op iedere dag uitspraak doen
De rechtbank gaat de roldatum op woensdag loslaten. Advocaten kunnen nu elke dag beschikkingen verwachten. Het voordeel van het loslaten van de roldatum is dat de doorlooptijd zal verbeteren en de griffie hierdoor minder te maken heeft met pieken in het werk. Het tot nu toe geldende systeem om op woensdag uitspraak te doen, is afkomstig van de handelsrol. Het controlesysteem is nu aangepast waardoor er elke dag beschikkingen kunnen worden afgegeven. Dit geldt uiteraard alleen in verzoekschriftprocedures. Bij dagvaardingsprocedures blijft de roldatum gehandhaafd.
4. Geen herinnering toevoeging na afloop procedure
De rechtbank heeft aangegeven te willen stoppen met het verzenden van herinneringen dat de toevoeging nog overgelegd moet worden door de advocaat. De richtlijn is dat de toevoeging er moet zijn voor afloop van de procedure. Vanuit de advocatuur is gevraagd hoe vaak dit voorkomt. Door de Rechtbank is aangegeven dat dit zo’n drie van de tien gevallen betreft. De rechtbank is van mening dat het de verantwoordelijkheid is van de advocaat.
Vanuit de Balie wordt aangegeven dat men de indruk heeft dat het misschien komt doordat er een peiljaar-verlegging wordt aangevraagd door de cliënt(e). In die gevallen duurt het veel langer voordat er een definitieve toevoeging komt. Vanuit de rechtbank is gemeld dat het veel extra werk oplevert, omdat de toevoeging niet altijd ingediend wordt na het verzenden van de brief. Indien in dat geval het hogere griffierecht wordt doorbelast, wordt er vaak telefonisch contact opgenomen door de desbetreffende advocaat met de griffie.
Er is voorgesteld om de brief wel te blijven versturen, maar er niet meer achteraan te blijven bellen door de rechtbank. Tevens is door de Balie voorgesteld om te bekijken of er geen vermelding kan komen op het roljournaal dat de toevoeging nog niet door de rechtbank is ontvangen. Dit zou een hoop problemen kunnen voorkomen, omdat dit dan zichtbaar is op het moment dat de stukken worden ingediend.
Afgesproken is dat de Rechtbank zal nagaan of het mogelijk is om dit via het roljournaal te vermelden. Dit zal tijdens het volgende overleg besproken worden.
5. Verdelingen
Vorige vergadering is aangegeven dat er met betrekking tot de verdelingszaken een slag zou worden gemaakt. Met betrekking tot 150 zaken heeft de rechtbank in de afgelopen periode een zitting gepland waar 1 uur voor is uitgetrokken. De achterstand is hierdoor grotendeels ingelopen. Indien de zaak niet volledig binnen het geplande uur kon worden behandeld, is de verdeling afgesplitst. Daarbij is in de helft van de zaken die op zitting zijn geweest ook een beslissing over de verdeling genomen of is de zaak alsnog geregeld op de zitting. De rechtbank heeft nu nog 180 zaken liggen waarin alleen nog de verdeling moet worden afgedaan. De rechtbank is voornemens om die 180 zaken dit jaar nog op zitting te plannen en indien mogelijk af te doen. Daarbij zullen de zaken die reeds lang op de rol staan actief worden opgepakt, waarbij ook de advocaten benaderd zullen worden om aan te geven wat zij willen met het desbetreffende dossier. Dit geldt met name voor de rechtbank Utrecht. In Lelystad zijn er weinig van dit soort hele oude zaken. Ook daar zullen brieven worden verzonden en telefoontjes worden gepleegd om de zaken in beweging te krijgen.
De Rechtbank heeft daarnaast naar voren gebracht dat het voor hen vervelend is als er een dag voor de zitting om aanhouding wordt gevraagd. Dit kost de rechtbank veel tijd en geld. Er zijn ook rechters die een dergelijk verzoek niet honoreren en die de zitting alsnog door laten gaan.
De Balie heeft aangegeven dat het soms moeilijk is om in te schatten of een zaak zal moeten worden aangehouden in verband met de onderhandeling. Soms is juist de druk van een aanstaande zitting nodig om te zorgen dat partijen in beweging komen. Vanuit de Rechtbank is aangegeven dat zij deze dynamiek ook begrijpen, maar dat het prettig zou zijn, indien dit in ieder geval onder de aandacht wordt gebracht bij de advocatuur. Er is geen vaste persoon binnen de rechtbank die alle verzoeken om uitstel beoordeelt. Dit gebeurt nu door de behandelend rechter. Dit zal ook een onderwerp zijn dat meegenomen zal worden bij het project KEI.
De Rechtbank heeft daarnaast aangegeven dat het eerste kwartaal er een aantal rechters ziek zijn geweest waardoor er minder zaken zijn behandeld dan de bedoeling was.
De Rechtbank heeft gevraagd of het mogelijk is om bij langlopende zaken op voorhand (vooruitlopend op een zitting) aan de rechtbank een overzicht te verstrekken van de nog bestaande geschilpunten. De Balie heeft aangegeven dat dit uiteraard kan, maar dat de reactie op het indienen van dergelijke overzichten bij rechter heel wisselend is. Sommige rechters geven aan dat het niet de bedoeling is om een extra schriftelijke ronde toe te voegen. Daarbij is nog voorgesteld om in de oproep voor de zitting aan te geven dat er gevraagd wordt om een update te geven met betrekking tot de stand van zaken.
6. Plannen zonder (standaard) opvragen verhinderdata
Vanaf 28 april 2015 zal de rechtbank de zittingen gaan plannen zonder de verhinderdata van partijen op te vragen. Indien partijen zijn verhinderd op de geplande datum hebben zij 10 dagen de tijd om een nieuwe datum te vragen.
De Balie heeft aangegeven dat het systeem niet zozeer uitmaakt, als er maar een zitting gepland wordt met indien noodzakelijk de verhinderdata. De ervaring is dat het in Utrecht soms lang duurt voordat een zitting wordt gepland, nadat de verhinderdata zijn verstrekt. In Lelystad gaat dit vrij snel. Met betrekking tot deze wijziging zal er nog een brief gezonden worden aan de advocaten in dit arrondissement. De rechtbank heeft gevraagd of dit kan via het baliebulletin. Het baliebulletin wordt op dit moment maar een paar keer per jaar uitgegeven waardoor het niet praktisch is om dergelijke mededelingen daarin te verwerken. Er is al eerder aan de Orde gevraagd of de gegevens verstrekt konden worden van de advocaten in het arrondissement die werkzaam zijn op het gebied van personen- en familierecht. Deze gegevens wilde de Orde tot nu toe niet verstrekken.
Er is nu afgesproken dat deze wijziging in ieder geval gepubliceerd zal worden in het baliebulletin. Daarnaast zal er mogelijk nog een e-mail worden verstuurd.
Als actiepunt is opgenomen dat over de wijze waarop er gecommuniceerd kan worden tussen de rechtbank en de Orde. De President van de Rechtbank zal worden gevraagd contact op te nemen met de Deken om te kijken of dit verbeterd kan worden.
7. Professionele ontmoeting (terugblik en vervolg)
De ervaringen met betrekking tot de professionele ontmoeting zijn van beide zijden positief. De Balie heeft aangegeven dat de vFas dit nu ook heeft overgenomen door dit landelijk te gaan doen tijdens de ledenvergadering in juni.
Mede gezien de positieve ervaring zal er zal een nieuwe professionele ontmoeting gepland worden. Dit zal vermoedelijk plaats gaan vinden in januari 2016. Daarbij zal nagedacht worden over op welke wijze dit vormgegeven kan worden.
De Balie heeft gevraagd of er binnen de rechtbank nog iets gedaan is met de input die is gegeven vanuit de advocatuur. De Rechtbank heeft aangegeven dat er een terugkoppeling is geweest naar rechters. Sommige punten zijn heel herkenbaar, maar soms ook lastig om door te voeren. Er is in ieder geval begrip gekweekt voor de standpunten en posities van beide partijen. Daarbij heeft de Balie nog benadrukt dat het voor de advocatuur lastig is om de zitting voor te bereiden, omdat de zitting op zoveel verschillende manieren kan lopen dat dit haast niet meer te doen is. Door de Rechtbank is aangegeven dat rechters in beginsel zelf mogen bepalen op welke wijze zij de zitting vormgeven. Welke keuzes hierbij gemaakt worden, is afhankelijk van verschillende factoren (bijvoorbeeld: het soort zitting/zaak, de aard van de geschilpunten, de hoeveelheid geschilpunten, de beschikbare tijd, de inhoud van de processtukken/volledigheid van het dossier etc.).
De Rechtbank heeft aangegeven dat de wens van de advocatuur om een samenvatting te geven voorafgaand aan de zitting door de rechtbank goed is opgepakt. Wellicht dat het verloop van de zitting bij de volgende professionele ontmoeting weer aan de orde kan komen en dat beter in kaart kan worden gebracht wat maakt dat het beeld bij de zitting zo wisselt. Op die manier kunnen de verschillen beter in kaart worden gebracht en ook worden besproken binnen de rechtbank. Men zal dit punt ook nu al onder de aandacht van de rechters brengen.
Punten ingebracht door de Balie
8. Bijwerken roljournaal Utrecht
De Balie heeft aangegeven dat het bijwerken van het roljournaal een terugkerend probleem is. Het kan soms 1 tot 2 weken (en soms nog langer) duren voordat op de rol zichtbaar is dat stukken zijn ontvangen. Hierover komen vanuit de advocatuur zoveel opmerkingen, dat dit als een structureel probleem moet worden gezien; het niet gaat om incidenten. Als er vervolgens gebeld wordt naar de rechtbank wordt er weer terugverwezen naar de rol. Dit zorgt voor onzekerheid zorgt of stukken wel goed zijn aangekomen.
De Rechtbank heeft aangegeven dat men weet dat er achterstanden zijn, maar dat men niet wist dat dit een structureel probleem is. Haperingen zouden incidenteel moeten zijn. Omdat de griffie zelf niet kan inloggen in de rol (de griffie heeft geen account), is het voor de griffie ook niet zichtbaar. Hij gaat hier achteraan en komt hierop terug.
9. Stand van zaken met betrekking tot korte ouderschapszitting
Vanuit de Rechtbank is de vorige keer aangegeven dat zij overwegen om een korte zitting te plannen als er geen ouderschapsplan is overgelegd. De vraag vanuit de advocatuur is wat de stand van zaken is. De Rechtbank heeft aangegeven dat er onvoldoende van dat soort zaken blijken te zijn om dergelijke zittingen te organiseren, en daarom is besloten toch niet dergelijke zittingen in te plannen. In zaken waar partijen niets hebben gedaan aan het ouderschapsplan is het nu zo dat dit onderwerp ter zitting besproken wordt. Zo nodig zullen deze zaken worden aangehouden zodat partijen de gelegenheid krijgen alsnog een plan op te stellen.
10. Standpunt rechtbank over berekening kinderalimentatie
Vanuit de Balie is gevraagd welke lijn de rechtbank Midden-Nederland gaat volgen.
De Rechtbank heeft aangegeven dat de tremarichtlijn zal worden gevolgd en daarbij wordt aangesloten bij de visie van de expertgroep. Daarbij wordt dus niet de Haagse lijn gevolgd. Mogelijk dat er nog prejudiciële vragen zullen worden gesteld om te proberen in Nederland toch weer zoveel mogelijk eenheid in rechtspraak te krijgen. Uiteraard blijft het zo dat er in individuele gevallen kan worden afgeweken. Op de Kamervragen die zijn gesteld zijn er ook nog geen antwoorden gekomen.
11. Inhoud kindbrief in specifieke procedures
In een procedure waar partijen discussie hadden over de zomervakantie is er een brief gestuurd naar de kinderen waarbij is vermeld dat ouders discussie hadden over de woonplaats van de kinderen. Dit heeft veel onrust veroorzaakt bij de kinderen, hetgeen uiteraard niet de bedoeling is. Vanuit de Balie is gevraagd of er een standaardbrief is die gezonden wordt aan de kinderen.
De Rechtbank heeft aangegeven dat zij de inhoud van de kindbrief nog eens kritisch zullen bekijken en dat zij graag het zaaknummer willen hebben van deze procedure, zodat er gekeken kan worden waar het mis is gegaan.
12. Afgifte beschikking voorlopige voorzieningen na POTS in Lelystad
Indien na de POTS de mediation is mislukt, is de ervaring vanuit de Balie dat de beschikking in de voorlopige voorzieningenprocedure niet binnen twee weken wordt ontvangen.
De Rechtbank heeft aangegeven dat het uitgangspunt is dat de voorlopige voorziening met spoed wordt behandeld. Het beleid is dan ook dat deze zaken bij voorkeur niet worden aangehouden. Met betrekking tot de POTS is er geen direct beleid. De rechtbank zal dit meenemen en bekijken of dit inderdaad het geval is bij deze zaken en hoe ze dit op kunnen lossen.
13. Signalen over kwaliteit van advies en medewerkers Raad voor de Kinderbescherming
De Balie heeft benoemd dat het regelmatig voorkomt dat de medewerker van de Raad voor de Kinderbescherming geen casusspecifieke inbreng heeft. Dit leidt soms tot te algemene adviezen. Het is soms vervelend om te moeten constateren dat de medewerker van de Raad voor de Kinderbescherming de zaak niet kent waardoor het advies te oppervlakkig is en niet altijd iets toevoegt aan een oplossing.
De Rechtbank heeft aangegeven dat bij gezag- en omgangzaken de Raad voor de Kinderbescherming nu standaard aanwezig is, ook weer in Lelystad. Daarbij vinden zij het over het algemeen zinvol omdat de Raad voor de Kinderbescherming er voor zorgt dat er soms een andere invalshoek is, waardoor partijen toch beter tot elkaar kunnen komen. Ook bij de Rechtbank wordt gezien dat de kennis soms wisselend is. De echtbank heeft regelmatig overleg met de Raad voor de Kinderbescherming in een zogenaamd tripartite overleg.
14. Evaluatie van mediators door rechtbank
Vanuit de balie zijn er klachten gekomen over mediators die op de lijst staan van de rechtbank. Het betreffen in dat geval mediations door niet-juristen die vervolgens toch een convenant opstellen waarin bijvoorbeeld de verrekening van de huwelijkse voorwaarden wordt geregeld. De vraag vanuit de balie is wie de lijst samenstelt en op welke wijze er gekeken wordt naar de opleiding.
De Rechtbank heeft aangegeven dat het mediationbureau hierover gaat. Deze lijst is er voor alle afdelingen. Klachten moeten dan ook bij het mediationbureau worden gemeld.
15. Achterstanden in planning
Dit punt is al deels besproken bij de overige punten in het overleg. Er is inmiddels een kleine verbetering zichtbaar. Daarbij heeft de Rechtbank aangegeven dat er in het eerste kwartaal van 2015 een duidelijke daling is gezien met betrekking tot de zaken die zijn aangebracht Op dit moment doen achterstanden zich met name voor bij het plannen van de OTS zittingen. De Balie heeft aangegeven dat er binnen de balie soms een negatief beeld bestaat met betrekking tot het plannen van zittingen en dat dit lang duurt. Dit zou niet nodig moeten zijn.
16. Publicatie notulen en Baliebulletin
De notulen van het vorige overleg zijn nog niet gepubliceerd. Vanuit de Balie is aangegeven dat wordt overwogen om het verslag van het rechtbank-balieoverleg via de orde te verspreiden en daarnaast ook toe te voegen in het Baliebulletin. De vraag aan de rechtbank is of zij kunnen instemmen met verspreiding van de notulen op deze wijze. De rechtbank heeft aangegeven hiermee in te stemmen.
17. Rondvraag en sluiting
De Balie heeft aangegeven dat het is voorgekomen dat bij zittingen wordt aangegeven dat er ouderschapsbemiddeling kan plaats vinden via SaVe of Vitree. Door de rechtbank wordt in dat geval gemeld dat het gaat om een vrijwillige doorverwijzing. Vanuit de instelling wordt vervolgens aangegeven dat de doorverwijzing vermeld moet staan in de beschikking van de rechtbank.
De Rechtbank heeft aangegeven dat voor zover men weet, er een indicatiebesluit nodig is om deze bemiddeling te realiseren. Dit indicatiebesluit kwam voorheen van Bureau Jeugdzorg. In dat geval konden beide partijen zich melden bij de hulpverlenende instanties. Nu hangt het dus af van de contracten van de gemeente. De gemeente moet nu de indicatie afgeven.
Afgesproken is dat de advocaat die deze vraag heeft neergelegd verder zal uitzoeken hoe dit in zijn werk gaat. Hierover zal de volgende keer dan gesproken worden.
Vanuit de Rechtbank is nog naar voren gebracht dat bij omgang en gezagszaken de advocaten de stukken, die bij de rechtbank worden ingediend, ook naar de Raad voor de Kinderbescherming moeten zenden Dit wordt soms nog wel eens vergeten. Daarnaast is aangegeven dat indien in een verzoekschrift de andere advocaat wordt genoemd, dit niet automatisch betekent dat deze ook vermeld wordt in het roljournaal. De desbetreffende advocaat moet zich nog wel eerst stellen bij de rechtbank.
Data balieoverleg 2015:
28 oktober 2015 om 15.00 uur te Utrecht. Besloten wordt dat de Lelystadse vertegenwoordiging met een videoverbinding aan dit overleg zal deelnemen.