1 Opening en vaststelling agenda
Mr. Kropman opent de digitale vergadering en heet iedereen van harte welkom. Er is een kort voorstelrondje.
2 Mededelingen
Er zijn geen mededelingen.
3 Bespreekpunten balie
- Spreektijd mondelinge behandeling
Mr. Van Boven meldt dat hij vanuit de balie berichten ontvangt dat er door het hof niet stipt aan de spreektijd bij de mondelinge behandeling gehouden wordt. Het is vervelend als de ene partij zich wel houdt aan de toegestane 2 A4tjes en de andere partij niet. Hij vraagt of de spreektijd beperkt worden tot maximaal 10 minuten.Mr. Kuiper antwoordt dat dit tijdens de spiegelbijeenkomst aan de orde is geweest en dat het hof hier lering uit heeft getrokken. In het arrest is de bepaling dat de spreektijd maximaal 2 A4tjes beslaat uit het arrest weggehaald. Er is nu uitsluitend maximaal 10 minuten spreektijd opgenomen. Het hof vult aan dat hier strikt aan gehandhaafd zal worden.
- Kunnen stukken digitaal gefourneerd worden
Dit agendapunt valt samen met agendapunt 4.3, daarom worden deze punten gezamenlijk behandeld.Dhr. Kuiper meldt dat zowel bij de balie als bij het hof de wens leeft om stukken digitaal in te dienen.Dit omhelst een groot project en daarom is besloten om dit in stukken op te knippen en per zaakstroom in te voeren. Na de zomer zal bij het hof een pilot Digitale Toegang (DT) van start gaan in dagvaardingszaken en Kort Gedingen. Daarmee is hof Arnhem-Leeuwarden het eerste hof waar stukken digitaal gefourneerd kunnen worden. Dhr. Kuiper stelt voor dat er een klankbordgroep zal worden opgericht met deelnemers vanuit het hof en de balie (advocaten en ondersteuners) om aanpassingen in de werkwijze voor te leggen en te toetsen en om ervaringen uit te wisselen. De balie antwoordt hierop positief. Het hof zal na de vergadering een oproep voor deelnemers aan de klankbordgroep aan de leden van het ressortsoverleg versturen.
Het hof is samen met de informatievoorzieningsorganisatie (IVO) bezig met de voorbereidingen. Het hof benadrukt dat het een pilot betreft. Als een partij met papieren stukken wil procederen, dan kan dat. Wel moet er ingelogd worden in het digitale portaal. Er volgt via de NOvA een nadere uitleg en instructie. Mr. Kropman vult aan dat alle tips voor communicatie en deelname aan de pilot welkom zijn.
De balie merkt op dat zij zeer positieve ervaringen hebben met DT bij de rechtbank.
4 Bespreekpunten gerechtshof
- Pilot spoedappellen
De pilot spoedappellen is vorig jaar bij het hof van start gegaan en loopt na 2 verlengingen tot 1 juli 2024. Een snelle analyse leert dat ongeveer 2/3 van de spoedappellen binnen 4 weken op zitting is gepland en dat daarna binnen 4 weken uitspraak volgde. Voorheen was dat in 40% van de zaken. Een vertragende factor om de zaak te appointeren is als er veel verhinderdata worden doorgegeven, wat meestal aan de kant van de geïntimeerde is. Het hof houdt dan meer rekening met de verhinderdata van appellant. De balie geeft als optie dat het hof de datum van de zitting bepaalt en bij verhindering van partijen alsnog verhinderdata opvraagt. Het hof geeft aan dat de ervaring is dat er dan veel verhinderingen zijn en de zaak opnieuw gepland moet worden wat weer vertraging oplevert.Een uitgebreide analyse van de pilot vindt vanaf juli plaats en zal met de balie worden gedeeld.
- Kortere termijn plannen van zittingen
Het hof meldt dat de zittingen op een termijn van zo’n 2 tot 4 maanden worden gepland. Deze kortere termijn levert soms veel verhinderingen op. De balie geeft aan dat er vaak sprake is van harde en zachte verhinderingen. De balie geeft als optie aan een datumbepaling van het hof met een termijn van twee weken om te piepen. Het hof antwoordt dat deze werkwijze over het algemeen leidt tot veel afzegging. Bij veel verhinderdata geeft het hof partijen 3 mogelijkheden voor een zitting met de opdracht er samen uit te komen.De balie geeft aan dat de kortere doorlooptijden zijn opgemerkt. Bij vorige ressortsoverleggen was de lange termijn van een zaak op zitting plannen altijd een agendapunt. Mr. Wind geeft aan dat op de locatie Leeuwarden de termijn weer kan oplopen omdat er een krappe bezetting is. Dit is zorgelijk en er wordt hard geworven voor nieuwe raadsheren. Belangstellenden kunnen altijd vrijblijvend contact opnemen met haar of met mr. Kropman.
- Digitale toegang dagvaardingszaken en Kort Gedingen
Dit agendapunt is bij 3.2 behandeld.
- Wet modernisering bewijsrecht
Het hof meldt dat per 1 januari 2025 de Wet modernisering bewijsrecht voor nieuw aangebrachte zaken in werking treedt. Een expertgroep maakt een handleiding voor rechters en raadsheren. Het hof roept de balie op dat als zij ergens tegenaan loopt dit te melden, zodat het meegenomen kan worden. De balie geeft aan zich hier nu nog niet intensief mee bezig heeft gehouden, omdat het nog maar net is aangenomen door de Eerste Kamer. Het onderwerp zal op de volgende ressortsvergadering geagendeerd worden.
- Compliance werkafspraak aanlevering kleurenfoto’s
Het hof vraagt dit nogmaals onder de aandacht van de balie te brengen. Het papieren dossier wordt gescand, daarmee gaat de kwaliteit achteruit. Als de foto’s niet scherp zijn, worden ze na het scannen onleesbaar. Het kost de griffie veel tijd om erachteraan te bellen. Het hof verzoekt daarom de foto’s in kleur op te nemen in het dossier. Bij onduidelijke foto’s graag toezending via Zivver naar het algemene e-mailadres van de desbetreffende griffie of opsturen via een USB-stick. Eventueel zouden de foto’s opgevraagd kunnen worden bij de advocaat van de wederpartij 1e aanleg.
- Ervaringen regiegesprekken
Mrs. Lubach en Holterman hebben één of meerdere regiegesprekken gehad en geven aan dit positief ervaren te hebben. Ook het hof meldt positieve geluiden. De raadsheren geven aan dit fijne gesprekken te vinden en dat er behoefte lijkt te zijn dat er contact is tussen de advocaten van beide partijen. Het lukt vaak om kleinere problemen op te lossen en er worden veel zaken geschikt. Bij gecompliceerde punten worden vaak goede afspraken gemaakt.
De balie geeft aan dat er geen opmerkingen zijn ontvangen van cliënten over de kosten van het regiegesprek. Het is zelfs goedkoper dan een zitting.
5 Rondvraag en w.v.t.t.k.
Mr. Willemse vraagt of de advocatuur bezig is met AI. De aanwezigen antwoorden allen er in meer of mindere mate mee bezig te zijn en te onderzoeken wat het kan opleveren.
Mr. Van Schendel geeft aan dat hij de spiegelbijeenkomst van het hof niet heeft kunnen bijwonen en vraagt of deze vaker wordt georganiseerd. Het hof antwoord bevestigend, maar de frequentie is nog onbekend. In ieder geval wordt er dit jaar geen spiegelbijeenkomst meer georganiseerd.
Mr. Kuiper deelt mee dat in meervoudige mondelinge behandelingen na memorie van antwoord geen dagbepalingsarrest meer wordt gewezen, maar dat de informatie nu per brief en in het roljournaal wordt vermeld. Dat geldt alleen voor bovengenoemde zaken, alle andere dagbepalingsarresten blijven gehandhaafd.
6 Sluiting
Mr. Kropman bedankt iedereen hartelijk voor de aanwezigheid bij en inbreng in dit overleg en sluit de vergadering.
